Questions sur l’organisation du travail hybride

L’épidémie de Covid-19 a eu pour conséquence l’expérimentation mondiale du télétravail. Ce fut un grand bouleversement des modes de travail dans le monde des entreprises, qui n’y étaient pas toutes préparées. Désormais, le télétravail s’est ancré comme une nouvelle façon de travailler au quotidien. Auparavant, pas de question à se poser : aller au travail revenait à se rendre chaque jour dans les locaux de son entreprise. Aujourd’hui, la question du lieu se pose : chez soi en télétravail, au bureau en présentiel ou bien les 2 ? Nous pouvons le dire, ce n’est pas si simple de choisir, d’autant plus à plusieurs !

Alors voici les 2 questions à se poser pour organiser le travail hybride au sein de son entreprise :

1. Présentiel, à distance ou hybride : comment choisir son lieu de travail ?

Selon nous, la question primordiale à se poser est la suivante : quel type de tâche réalisez-vous ?

Tâches de co-construction : (Présentiel ou A distance) + Synchrone

La co-construction s’applique notamment lors d’ateliers de créativité, dans une démarche d’innovation ou bien dans une démarche de conduite du changement. Pour coconstruire, notre expérience démontre que se retrouver en présentiel au même moment est un puissant booster pour ce type d’activité et donc la meilleure configuration de travail. Néanmoins, avec l’arrivée d’outils de plus en plus performants et spécifiques, il est possible de réaliser de la co-construction à distance. Retenons tout de même que l’idéal est le présentiel !

Tâches focus : A distance + Asynchrone 

C’est lorsque vous réalisez un travail de rédaction, de la lecture, du traitement de tâches en autonomie. Le plus efficace pour réaliser ce type de tâche reste le distanciel. Vous bénéficierez ainsi des conditions adéquates pour une concentration optimale. Et puisque ce travail ne nécessite pas d’être à plusieurs au même moment, il peut se faire en asynchrone.

Tâches de coordination :

A distance + Synchrone : Il s’agit de tâches ayant pour objectif de partager de l’information nécessitant des explications, des points d’avancement, des points de synchronisation, des points bilatéraux manager/collaborateur.

Ce type de tâche ne nécessite pas nécessairement de se retrouver en présentiel et fonctionne très bien à distance. Pour autant, il est nécessaire de se retrouver au même moment (synchrone).

A distance + Asynchrone : Il s’agit de tâches ayant pour objectif de partager de l’information froide, autoportante et de recueillir de l’information. Ce type de coordination se réalise parfaitement à distance et ne nécessite pas forcément de trouver un créneau commun pour recevoir/donner ce type d’information. Chacun peut donc produire en asynchrone de son côté.

Créer du lien : Présentiel + Synchrone

Souvent oublié, créer du lien est primordial au bon fonctionnement d’une organisation. La création de liens peut se faire dans le cas où nous lançons un projet, où nous constituons une équipe, où nous accueillons un nouveau collaborateur, etc. Cela permet de créer une relation de confiance.

Pour réussir ce type d’activité, nous recommandons vivement des temps d’échange ensemble au même endroit et au même moment ! Bref, la bonne recette pour créer du lien c’est le présentiel en mode synchrone !

Définir son type d’activité pour définir son lieu de travail est donc fondamental pour être efficace et bien fonctionner à plusieurs au travail. Mais d’autres aspects rentrent aussi en compte dans le choix du lieu de travail :

Quel est l’impact financier ?

  • En présentiel, les principaux coûts sont les frais de déplacement, l’occupation des locaux de son entreprise ou la location de salle extérieure.
  • A distance, les principaux coûts sont l’équipement informatique individuel, les frais d’énergie (à son domicile) ou les frais de location d’espace individuel (comme dans un coworking).

L’impact financier est donc très variable suivant les configurations. Il est à déterminer en fonction de son organisation et de son évènement à organiser.

Quel est l’impact temporel ?

  • En présentiel, se déplacer au bureau exige un temps de trajet plus ou moins long en fonction de sa distance et de son moyen de transport.
  • A distance, nous retrouvons ce temps de trajet lorsque nous nous déplaçons dans un lieu différent de notre domicile. Mais à domicile, ça n’a jamais été aussi rapide pour aller travailler !

L’impact temporel est donc plus important en présentiel qu’à distance. En plus de l’impact seul du temps de trajet, il existe un lien entre le temps de trajet et la durée de votre réunion. Exemple : Pour 30 minutes de réunion, est-il cohérent de demander une participation en présentiel à des personnes qui auront 2 heures de trajet ? Pourquoi ne pas la réaliser à distance ?
Le delta entre le temps de trajet et la durée d’échange collectif va déterminer également votre lieu de travail à plusieurs.

Quel est l’impact environnemental ?

C’est un fait : les activités humaines ont un impact sur l’environnement. S’interroger sur l’impact environnemental avant de choisir son lieu de travail ne serait-il pas judicieux ? Nous ne vous donnerons pas ici la formule pour calculer l’impact carbone de votre réunion (euh… surtout parce que nous ignorons tout sur ce sujet !!!)
Mais nous pouvons naturellement dire que les activités type focus et coordination (vues précédemment), qu’elles soient faites à domicile ou au bureau, ont un faible besoin d’interaction présentielle avec d’autres personnes. Donc autant économiser l’impact carbone du déplacement domicile-bureau.

2. Quels outils pour les organisations hybrides ?

Nous en sommes persuadés : avoir les outils adaptés est important pour réussir à collaborer à distance et en hybride de façon fluide et efficace. Mais il existe tellement d’outils qu’on ne sait plus où chercher !

Ça tombe bien, nous avons réalisé un panorama des outils en fonction des usages.

Et notamment un focus sur les bureaux virtuels, un nouveau mode pour collaborer dans son organisation hybride. 

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